Perspektiven des Dokumentenmanagements

Kommentar von Steffen Schaar, Mitglied der Geschäftsleitung The Quality Group GmbH, erschienen in Legal Technology Journal/2017_2

Steffen Schaar, Mitglied der Geschäftsleitung der The Quality Group GmbH, ist Diplominformatiker und ein Experte auf dem Gebiet der Datenverwaltung. Beim Blick auf Dokumentenmanagement sieht er das große Ganze: 

„Gestern haben wir Informationen abgelegt. Das reicht heutzutage nicht mehr. Denn inzwischen versuchen wir, im Sinne des Managements, des Verwaltens und des Erkennens mit Risiken umzugehen. Wir hängen an Dokumente Termine, Menschen, Verantwortung und Risk-Kennzahlen an, Metadaten, wie der Informatiker sagt. Das sind Daten, die das Ganze beschreiben. Wir lassen das Dokument auch noch bis hin zum kleinsten Buchstaben volltextmäßig erkennen, sodass wir nur ein Wort, zum Beispiel Farbe, eingeben und das System 37.000 Dokumente auswirft, in denen Farbe vorkommt.

Morgen reicht das nicht mehr. Wir müssen dazu kommen, compliance-sicheres, regelkonformes Verhalten über die Organisationsprozesse zu verankern. Und da greift Dokumentenmanagement zu kurz. Die Dokumente müssen zusätzlich prozessorientiert und ablauforganisiert eingebunden werden. Konkret hieße das zum Beispiel, dass in einem Unternehmen immer nur auf dasselbe NDA-Template, dieselbe Vorlage zugegriffen werden soll.

Wir müssen heute darüber reden, wie wir das Dokument finden und wie daraus per Knopfdruck für den Wirtschaftsprüfer die Risiken sichtbar gemacht werden. Die IT besitzt hierfür jetzt schon sehr einfache Werkzeuge. Das Schlagwort Legal-Tech ist ja keine technische Lösung, sondern beschreibt den Ansatz, den Digitalisierungsgedanken in den Handlungsabläufen der Unternehmensjuristen so nutzbar zu machen, dass sie einfacher werden.

Smart heißt in dem Zusammenhang nicht mit wenigen Klicks. Smart heißt intelligent.

Man muss sich vorstellen, dass ein Mitarbeiter nicht mehr das Ziel hat, ein Dokument abzulegen und zu suchen. Er geht in seinem Alltagsprozess in seine ‚business App platform‘, loggt sich ein, hat seine personalisierten Kacheln (Apps) und klickt zum Beispiel auf ‚NDA erzeugen/verschicken‘. Dahinter startet ein halbautomatischer Workflow/Prozess in beispielsweise sieben bis acht Schritten. Beim Klicken auf die Kachel werden gleichzeitig die unterschiedlichen Aufgaben an die Kollegen, die Kollaboration, weitergegeben, das Dokument gestaltet, freigegeben und abgelegt. Das alles macht die Software automatisch. Am Ende eines Jahres wurde in einem Unternehmen der Prozess 1000-mal durchgeführt, 938-mal abgeschlossen, und jedes NDA dauerte im Schnitt nur drei Wochen. Der Nutzeffekt ist gigantisch, die Ablaufsicherheit fast 100 Prozent. Dann kann das Unternehmen, allen voran die Unternehmensjuristen, mit Recht sagen, wow, das ist cool und die digitale Strategie nicht nur eine theoretische Floskel!“