Success Story: Fachbereiche und IT Hand in Hand zum Erfolgsprojekt Vertrags- und Aktenmanagement bei Mankiewicz

(Hamburg) Im Spätsommer 2016 hat sich die Mankiewicz Gebr. & Co. (GmbH & Co. KG) nach Workshops mit verschiedenen Anbietern für die LCM Lösung der TQG entschieden.

Zu diesem Zeitpunkt gab es noch keine digitale Lösung für das Vertragsmanagement.  Geführt durch die IT-Abteilung und unterstützt durch die Fachabteilungen, wurde bei der Auswahl zwischen verschiedenen Anbietern neben der Funktionalität vor allem auch ein großer Wert auf die Nutzerfreundlichkeit, die Übersichtlichkeit und eine webbasierte Lösung gelegt. Darüber hinaus war für die Projektentscheidung ausschlaggebend, dass es sich um eine zukunftsorientierte, unternehmensweit einsetzbare Lösung handelt.

„Die IT spielt dabei eine wichtige Rolle, das richtige Werkzeug zu finden. Die Anforderungen an das Projekt, sowie die damit verbundenen Begehrlichkeiten hinsichtlich des Projekts sind jedoch maßgeblich durch den Fachbereich zu definieren,“ stellt Ralf Stölting, CIO (Leiter Informationstechnologie), fest.

Das neue System wird nun täglich intensiver genutzt. Dafür wurden auch die Prozesse innerhalb des Unternehmens umgestellt. Inzwischen ist ausschließlich die Rechtsabteilung dafür zuständig, neue Verträge zu erfassen. Darüber hinaus wird durch die Rechtsabteilung auch die Vergabe der Lese- und Schreibberechtigungen gesteuert. Ein klar strukturiertes Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass jeder Nutzer nur Zugriff auf die Verträge hat, für die er verantwortlich ist und die er für seine Aufgaben benötigt.

Das neue System sorgt für Datensicherheit, Transparenz und lückenlose Fristenkontrolle. Neben der Vertragshistorie wird – soweit erforderlich – auch die Korrespondenz zum Vertrag abgespeichert, damit diese bei auftretenden Fragen später herangezogen werden kann.

Die Ansprüche an das neue System wurden in Workshops mit Mitarbeitern aus den Fachabteilungen, der IT-Abteilung sowie der TQG erarbeitet. Eine Vorgabe war, dass die Lösung sich sehr stark an den Unternehmensanforderungen orientieren muss. 

In diesem Zusammenhang kann das Beispiel der Fristenverfolgung oder die Laufzeiteinstellung der Verträge genannt werden. Innerhalb des Projektplans wurde anschließend detailliert festgehalten, wer, wann, welche Aufgaben zu erledigen hat.

Innerhalb der Firma Mankiewicz wurde die IT-Projektleitung von Thomas Teichmann, SAP Organisation (Management and Financial Accounting) durchgeführt.

Die klar formulierten Ziele und Nutzeranforderungen sowie die gut organisierte Projektleitung seien wichtig für den Erfolg des Projektes gewesen, erklärt Ralf Stölting. Die Implementierung war an eine Deadline gebunden und hat final lediglich drei Monate gedauert. Seit Mai 2017 ist die Software im Einsatz und stößt auf breite Akzeptanz im Projektteam wie auch bei den Anwendern der Lösung.

Weitere Informationen zu Mankiewicz Gebr. & Co. (GmbH & Co. KG) finden Sie auf www.mankiewicz.com.