Vertragsmanagement

Die Abwicklung, Verwaltung und Auswertung von Verträgen ist Bestandteil der täglichen Arbeit vieler Abteilungen und damit auch Teil des Risikopotenziales, welches sich aus Verträgen ergibt. In der Regel befassen sich die Abteilungen Recht, Beteiligungsmanagement, Marketing, Vertrieb, Einkauf, Finanzen, Controlling, Revision und Informationstechnologie dezentral mit Verträgen. Das verteilte Wissen sowie die dezentralen Verantwortlichkeiten bergen hierbei erhebliche Risiken für das Unternehmen.

Der Bedarf mit Vertragsmanagement (contract management) Software und Wissensmanagement zu Transparenz und Verbindlichkeit und bewusstem Risiko- und Compliancemanagement zu kommen ist nachhaltig gewachsen. Die immer schneller werdenden Anforderungen an Agilität und Veränderung werden zum Treiber und zeigen, dass der Weg der letzten Jahre nicht ausreichend war.

Verschiedene Beiträge beleuchten das Thema Vertragsmanagement mit seinen unterschiedlichen Aspekten im DiALOG-Magazin.

"NOVEM" - Nürnberger im digitalen Wandel

DiALOG Award Gewinner 2017: Nürnberger Versicherung

Um als einer der großen Versicherer Deutschlands attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben und den Kunden weiterhin "Einfach den passenden Schutz" zu bieten, überprüft die Nürnberger regelmäßig all ihre Arbeitsabläufe. Einer dieser Prozesse ist der Vertragsprüfprozess sowie deren Verwaltung. Der Vorstand wollte ihn für das ganze Unternehmen, bereichsübergreifend verbessert und transparent wissen. Mit NOVEM haben sie eine einheitliche IT-Anwendung für das Erstellen, Prüfen, Archivieren und Verwalten von Vertragsbeziehungen eingeführt. Ein Kernteam hat die Anwendung im Dialog mit den Nutzern konzipiert und schließlich eingeführt.

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Die elektronische Akte in der weltweiten Legal-Organisation

Preisträger 2016: Henkel

Was man in der elektronischen Akte ablegt, besitzt man überall. Die guten Erfahrungen mit dem elektronischen Vertragsmanagement haben Henkel darin bestärkt, auch für die Aktenführun eine elektronische Alternative zu entwicklen. Der integrative Ansatz, Weiterentwicklung der Vertragsmanagementsoftware LCM um ein e-Akte-Modul, ist seit April 2015 in Düsseldorf im Einsatz ist.

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Verträge zukunftssicher managen

Die Einführung eines Vertrags- und Dokumentenmanagementsystems (LCM) bei Octapharma AG

Das Ziel des Projektes war von Anfang an klar umrissen: Ein einziges System sollte für all wesentlichen Verträge und wichtigen Dokumente der Octapharmagruppe unabhängig von den Standorten der verantwortlichen Personen genügen. Sandra Zimmermann, Legal Counsel bei der Octapharma AG schildert die Einführung eines Vertrags- und Dokumentenmanagementsystems (LCM) bei der Octapharma AG.

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Freiräume schaffen und Risiken minimieren durch den Einsatz innovativer IT-Systeme

Vertragsmanagement als Standardsoftware und Teil des internen Kontrollsystems

Standardsoftwarelösungen, die über Abteilungsgrenzen hinweg im Sinne einer unternehmensweiten Implementierung eingesetzt werden, sind als „Enterprise Information Management Systeme“ (EIM) benannt. Ausgangspunkt ist die Definition von EIM, welche die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugendem System, Anwendung, Format, Device und Zeit beinhaltet.

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