Drei Fragen an... Amalia Arabella Vosteen

1.    European Woman of Legal Tech 2020 – herzlichen Glückwunsch - was bedeutet diese Auszeichnung für Sie?

Nachdem ich völlig unerwartet den Award gewann, habe ich mir diese Frage auch gestellt: für mich bedeutet es, dass es sich lohnt sich für seine Ideale einzusetzen. Denn ich habe nicht den Award gewonnen, weil ich die größte „Digitalisiererin der Welt“ bin, sondern weil ich verstanden habe, dass Digitalisierung vor allem die Arbeit am Menschen bedeutet. Denn Legal Tech bedeutet nicht einfach eine Software einzuführen, sondern echte Arbeit an den Anwendenden: Überzeugungsarbeit zu leisten, Feingefühl zu beweisen und die Maschine dem Menschen näherzubringen.

Amalia Vosteen

2.    Welche Eigenschaften sind in der Digitalisierung Ihrer Meinung nach besonders notwendig?

Geduld, Gelassenheit und Mut um dorthin zu kommen.
Und dort angekommen: den Mut die gewonnene Freiheit mit Zwischenmenschlichem zu füllen.
Denn je weiter die Digitalisierung fortschreitet, desto wichtiger wird der Mensch. Erinnern Sie sich noch an die Zeit, wo man vom Ersatz des Menschen durch die Digitalisierung sprach? Alle Juristen bekamen das kalte Grausen, wenn sie daran dachten, dass künstliche Intelligenz innerhalb eines Bruchteils einer Sekunde einen Vertrag analysieren kann.
Ich denke jedoch, dass das einfach super ist! Denn wenn eine Maschine endlich die stumpfe Arbeit leisten wird, können wir Menschen uns auf das wirklich Wichtige konzentrieren. Auf Prozessoptimierung, Kreativität und vor allem Zwischenmenschliches. Stellen Sie sich eine Welt vor, wo alle unangenehmen Tätigkeiten von Maschinen erledigt würden und wir uns nur noch um kreative, sinnhafte Tätigkeiten kümmern könnten. Wäre das nicht wunderbar?

3.    Was wollten Sie schon immer mal sagen, sind es aber noch nie gefragt geworden?

Haben Sie Vertrauen darauf, dass sich alles fügt. Seien Sie gelassen, nehmen Sie sich selbst nicht so wichtig und versuchen Sie, sich in den Gegenüber hineinzuversetzen. Gerade bei der Einführung der Software LCM by TQG bin ich so viel Ablehnung und Ignoranz begegnet, dass ich manchmal wirklich verzweifelte. Als ich verstanden habe, dass ich die Software nicht ohne die Anwendenden customizen kann, habe ich mich selbst zurückgenommen und die Anwendende in den Mittelpunkt gestellt. Auch wenn es immer wieder Rückschläge gab, habe ich immer wieder den Dreh bekommen, gelassen zu bleiben. Also seien Sie mutig und springen Sie: denn die Krokodile sind nur in Ihrem Kopf!

Vielen Dank, Frau Vosteen.


Compliance leben und (weiter) entwickeln
Compliance ist lebendig. So muss das Thema auch innerhalb eines Unternehmens behandelt werden  - es muss sich entwickeln und stets weiterentwickelt werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang vor allem, dass Führungskräfte als moralische Vorbilder und „Verbesserer des Unternehmens“ agieren und ihre (positive) Einstellung zum Thema Compliance im Alltag vorleben. Übereinstimmend mit gelebten Unternehmenswerten steigt erfahrungsgemäß der Zuspruch für Compliance über die Jahre.  

Compliance & CMS
Ob für die Umsetzung von Compliance auch ein Compliance-Management-System (CMS) erforderlich ist, darf jedes Unternehmen für sich beantworten und entscheiden. Im Zeitalter der Digitalisierung, der Schnelllebigkeit und des Miteinander-vernetzt-Seins bietet sich eine digitale Lösung an, wenn sie nicht sogar die einzig adäquate Möglichkeit ist. In der Praxis sind Standards für CMS wie IDW PS 980 oder ISO 19600 als Orientierung hilfreich. Letztlich gilt es ein zum Unternehmen passendes System zu etablieren, d.h. die spezifische Unternehmenskultur, die Branche und die Größe des Unternehmens usw. bei der Wahl des CMS zu berücksichtigen.

Auch wenn in Deutschland kein Unternehmensstrafrecht existiert, können im Rahmen der sogenannten Verbandsgeldbuße (§ 30 Ordnungswidrigkeitengesetz-OWiG) bei Straftaten von Leitungspersonen des Unternehmens finanzielle Sanktionen gegen das betroffene Unternehmen festgesetzt werden. Vor über zwei Jahren hat der BGH in einem Urteil (Urteil vom 09.05.2017 – 1 StR 265/16) verlauten lassen, dass ein vorhandenes CMS bei der Begehung von Compliance-Verstößen bußgeldmindernd zu berücksichtigen ist. Das ist also nur ein weiteres Argument für ein CMS.  

Compliance Excellence - denn gut ist der Feind von exzellent

Innerhalb einer Organisation und eines Unternehmens ist maßgeblich, dass festgelegte Prozesse auch eingehalten werden. Sie müssen für die Mitarbeiter aktuell, zugänglich und verständlich sein. Als Unternehmensleiter haben Sie drei zentrale Pflichten:

1.    Legalitätspflicht
2.    Pflicht zur sorgfältigen Unternehmensführung
3.    Allgemeine Überwachungspflicht.

Erfüllen Sie (analog) all diese Pflichten, sind Sie gut aufgestellt. Mit Compliance Excellence werden Sie exzellent.
Durch Compliance Excellence, der digitalen businessApp, erfüllen Sie als Unternehmensleiter Ihre drei zentralen Pflichten. Die businessApp ermöglicht Ihnen nicht nur, Ihr Unternehmen compliant aufzubauen und dementsprechend zu handeln, sondern es hebt Ihre Organisation und die entsprechenden Tätigkeiten auch auf den neuesten Stand der compliance-seitigen Möglichkeiten. Im Zusammenhang mit Compliance ist es nicht nur wichtig, dass Sie bestimmte Regeln und Gesetze einhalten. Compliance setzt vielmehr auch voraus, dass Sie Zuständigkeiten festlegen und Verantwortliche bestimmen. Außerdem müssen bestimmte Prozesse fest- und nachgehalten, kontrolliert und aktualisiert werden. Auch eine lückenlose sowie revisionssichere Dokumentation geht mit rechtskonformem Handeln einher. Compliance Excellence verbindet und vereint alle diese Anforderungen.

Compliance Excellence unterstützt alle Manager, Compliance Officer und auch Mitarbeiter bei der Definition, Ausübung, Dokumentation und Nachhaltung von compliance-relevanten Abläufen wie zum Beispiel:

  • Management-Prozesse
  • Vorfall-Management
  • Vertragsmanagement
  • Richtlinienmanagement
  • Due Diligence Personalauswahl
  • Anreiz- und Sanktionsmechanismen
  • Sourcing-Prozesse (Lieferantenauswahl)
  • Recruiting Prozesse
  • Invoicing Prozesse
  • Einhaltung datenschutzrechtlicher Prozesse.


Herausragendes Merkmal von Compliance Excellence ist die elegante Verbindung von strukturierten Daten, Dokumenten, Geschäftsprozessen und Reportings in einem Produkt – die perfekte Symbiose von systematisierten Informationen in digitalen Akten. Ergänzt wird all das durch ein integriertes Wiedervorlage-, Fristen- und Trainingsmanagement sowie hilfreiche Analyse- und Reporting-Funktionen. 

Die Mitarbeiter in den Bereichen Legal, Einkauf, Sales, Finance, HR etc. werden in ihren Aufgaben durch die Nutzung regelkonformer Geschäftsprozesse nach neuesten BPMN 2.0 Standards und die Bereitstellung von aktuellem Compliance-Wissen unterstützt und folgen den Anweisungen von intern festgelegten Berichtsmechanismen. Davon profitieren insbesondere international tätige Konzerne, denn damit gelingt eine wirksame Einbindung und Kontrolle von Mitarbeitern in den Niederlassungen im In- und Ausland.