Verträge zukunftsicher managen

Die Einführung eines Vertrags- und Dokumentenmanagementsystems (LCM) bei Octapharma AG

Sandra Zimmermann, Legal Counsel bei der Octapharma AG
Veröffenlicht in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | MÄRZ 2015

Als global aufgestelltes Unternehmen mit fast 40 Tochterfirmen standen wir vor der Herausforderung ein System für Verträge und andere Dokumente (z.B. Patente/Trademarks, wichtige Korrespondenz, sowie Unternehmensakten etc.) zu finden, welches es uns ermöglicht, wichtige Informationen und Dokumente über Länder- und Abteilungsgrenzen hinweg mit relevanten Mitarbeitern bzw. Entscheidungsträgern
zu teilen.

Das Ziel des Projektes war von Anfang an klar umrissen: Ein einziges System sollte für alle wesentlichen Verträge und wichtigen Dokumente der Octapharmagruppe, unabhängig von den Standorten der verantwortlichen Personen, genügen. Zudem soll das System so umfassend wie möglich genutzt werden,
z.B. um Fristen zu verwalten, Prozesse zu generieren und zu vereinheitlichen (Stichwort BPM) sowie um Unternehmensakten zu führen. Weitere Akten, z.B. für die Patente, Trademarks sollten zusätzlich generiert werden.

Die Ausgangslage stellte eine grosse Herausforderung dar, da z.B. wesentliche Informationen – welche zur Entscheidungsfindung benötigt wurden – gar nicht vorlagen. So wussten wir zwar, wie viele Verträge Octapharma AG geschlossen hat. Die meisten pdf-Versionen dieser Verträge waren auch bereits
in einer elektronischen Datenbank abgelegt.

Jedoch war diese Datenbank zum einen nicht gut (genug) gepflegt, zum anderen entsprach die Datenbank auch nicht dem heutigen Stand der Technik. So war es uns z.B. nicht möglich auf einen Blick zu erkennen, ob die Verträge, welche in der Datenbank abgelegt waren, noch gültig waren, ob sie vielleicht durch
Zeitablauf bereits geendet hatten oder gar zwischenzeitlich eine Kündigung erfolgt war.

Ähnliche Dokumentenverwaltungssysteme waren auch an zwei anderen Standorten in Betrieb, zudem unterhielten einzelne Abteilung auch eigene Ablagesysteme oder auch einfach nur Listen, um die wichtigen Verträge und Dokumente zu verwalten. Jedoch wurde dies äusserst uneinheitlich betrieben und somit war (leider) auch nicht jeder bestehende Vertrag erfasst. Wichtig war nun also erst einmal herauszufinden,
wie viele aktive Verträge es innerhalb der Octapharmagruppe gibt und wer für diese Verträge zukünftig
verantwortlich sein wird. Des Weiteren haben wir die uns gebotene Chance beim Schopfe gepackt, um auch umfassend aufzuräumen. So wurden z.B. Verträge, welche laut Vertragstext noch aktiv waren, tatsächlich aber keine Geschäftsbeziehungen mehr mit den Vertragspartnern unterhalten wurde, im Zuge dieses
Aufräumprozesses gekündigt.

Das Projekt
Zuerst einmal mussten die Grundlagen geschaffen werden; ein Anbieter gefunden und ein Produkt („LCM“)
ausgewählt werden, die Finanzierung sichergestellt sein, Ressourcen beschafft bzw. das Projektteam bestimmt werden. Wir haben uns entschieden, dass das Projekt aus der Rechtsabteilung heraus
geleitet werden soll.
Um die hohe Qualität der Einträge im LCM-System sicherzustellen, haben wir ein sehr detailliertes Benutzerhandbuch geschrieben, in welchem jeder Schritt der Vertragsanlage beschrieben ist. Jede Entscheidung, welche in der 1. Projektphase getroffen wurde (z.B. welche Vertragstypen
oder Dokumententypen es gibt, wie ein Vertragsdokument bezeichnet werden soll oder welche Felder ausgefüllt werden müssen), ist dort festgehalten. Zudem haben wir eine Vollzeitkraft angestellt, zu deren Aufgaben sowohl die Schulung der neuen Mitarbeiter (meist via Webex) als auch die Überwachung
der Qualität der Einträge zählt.

Zunächst lag unser Hauptaugenmerk auf den aktiven Verträgen der Octapharma AG, welche mit verhältnismässig geringem Aufwand vom alten Dokumentenablagesystem ins LCM-System
übertragen werden konnten. Wir haben uns dazu entschieden, jedes Vertragsdokument anzusehen und nur
dann einen entsprechenden Vertrag im LCM-System anzulegen, wenn der jeweilige Vertrag noch aktiv ist.
Gleichzeitig haben wir begonnen, die neu abgeschlossenen Verträge sofort ins LCM-System aufzunehmen.
Andere Mitarbeiter haben ähnliche Aufgaben in den anderen Abteilungen (z.B. Einkauf) oder anderen Gesellschaften innerhalb der Octapharmagruppe übernommen.

Weitere Meilensteine, wie z.B. die gesamte Übernahme aller Patent- und Markendokumente der Octapharmagruppe in Zusammenarbeit mit einer externen Anwaltskanzlei folgten. Hierzu
haben wir die Aktenfunktion genutzt und dabei für jedes Patent bzw. für jede Marke eine Akte pro Land eröffnet. Des Weiteren nutzen wir die Akten für einzelne Projekte sowie für sämtliche unternehmensrelevante Vorgänge von der Gründung bis zur Löschung der Tochtergesellschaften (jeweils eine Akte pro Gesellschaft).

Im Moment sind wir dabei, immer mehr Verantwortung an die einzelnen Fachabteilungen abzugeben. Dies hat den Vorteil, dass die entsprechenden Mitarbeiter ihre Verträge am besten kennen und die Rechtsabteilung entlastet wird. Der Nachteil ist jedoch, dass die Qualitätskontrolle erheblich erschwert wird, je mehr Personen aktiv Daten im LCM System eingeben/bearbeiten und somit auch die Gefahr besteht, dass
die Qualität leidet.

Wir rechnen damit, dass in absehbarer Zeit (Plan: 2015) alle aktiven Verträge der Octapharmagruppe im
LCM-System ersichtlich sind. Selbstverständlich hört die Arbeit hier nie ganz auf, da auch wieder neue Verträge geschlossen werden. Die frei gewordenen Kapazitäten möchten wir dazu nutzen, um unser Augenmerk zukünftig auf die Ausarbeitung und Verbesserung der bestehenden Prozesse (mittels BPM)
zu legen sowie LCM auch im Bereich Compliance zu nutzen.

Seit der Gründung 1983 hat sich Octapharma AG auf die Entwicklung und Herstellung von Präparaten aus menschlichem Plasma spezialisiert. Schwerpunkte sind hochreine, virusinaktivierte Arzneimittel zur Therapie von Erkrankungen in den Bereichen Immunologie, Hämophilie und Intensivmedizin. Die Octapharmagruppe wird privat gehalten und beschäftigt 5.500 Mitarbeiter in 28 Ländern.
www.octapharma.com