Duravit AG setzt weltweit auf ein modernes EIM System
DiALOG-Award Preisträger 2018
Quelle: Bewerbungsunterlagen der Firma Duravit AG für den DiALOG Award 2018
Veröffenlicht in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | 2019
Im neuen Glanz der digitalen Transformation
Das kontinuierliche Unternehmenswachstum und die damit einhergehende stark gewachsenen Dokumentenmenge brachte das bislang bei der Duravit AG eingesetzte Archivsystem funktional an Grenzen. Darüber hinaus konnte die benötigete Internationalität nicht bedient werden. Dies veranlasste Duravit dazu, sich im Jahr 2011 nach einem modernen, zukunftsfähigen Enterprise Information Management (EIM)-System umzuschauen.
Duravit suchte nach einem deutschen EIM/ECM-Anbieter mit eigener Softwareentwicklung, der die zentraleuropäischen ge-
setzlichen Anforderungen erfüllt. Besonderes Augenmerk legte Duravit dabei auf die sichere und effiziente Migration des Altsystems, auf den Aufbau einer elektronischen Aktenstruktur inklusive Berechtigungskonzept sowie auf die Internationalität der neuen ECM-Software für den weltweiten Einsatz. Dabei wurden mehrere Fachabteilungen wie Einkauf, Vertrieb und Posteingangsstelle hinzugezogen, die ihre individuellen Anforderungen formulierten. Bei der Anbieterauswahl verfolgte man einen klaren Plan.
Aufgrund der jahrelangen Expertise im nationalen sowie internationalen Umfeld fiel die Wahl auf SER und die Doxis4 iECM Suite, die Duravit mit ihrer umfassenden Funktionalität sowie Mehrsprachigkeit überzeugte. Bei der Ablösung des Altarchivs Ende 2011 vertraute der Hersteller von Designer-Bädern auf das durchgängige Migrationskonzept des Bonner ECM-Herstellers – rund 20 Millionen Dokumente wurden im laufenden Betrieb erfolgreich nach Doxis4 migriert. Dabei wurden jegliche Dokumente der letzten zehn Jahre übernommen und sind seitdem revisionssicher archiviert.
Im Jahr 2012 folgte die Einführung der elektronischen Kundenakte mit Anbindung an das ERP-System Inforim internationalen Unter-
nehmensnetzwerk. Ziel war es, den Kommunikationsaufwand innerhalb der nationalen sowie internationalen Fachabteilungen wie dem Vertrieb deutlich zu reduzieren und die Informationsverfügbarkeit standortübergreifend zu erhöhen.
setzlichen Anforderungen erfüllt. Besonderes Augenmerk legte Duravit dabei auf die sichere und effiziente Migration des Altsystems, auf den Aufbau einer elektronischen Aktenstruktur inklusive Berechtigungskonzept sowie auf die Internationalität der neuen ECM-Software für den weltweiten Einsatz. Dabei wurden mehrere Fachabteilungen wie Einkauf, Vertrieb und Posteingangsstelle hinzugezogen, die ihre individuellen Anforderungen formulierten. Bei der Anbieterauswahl verfolgte man einen klaren Plan.
Aufgrund der jahrelangen Expertise im nationalen sowie internationalen Umfeld fiel die Wahl auf SER und die Doxis4 iECM Suite, die Duravit mit ihrer umfassenden Funktionalität sowie Mehrsprachigkeit überzeugte. Bei der Ablösung des Altarchivs Ende 2011 vertraute der Hersteller von Designer-Bädern auf das durchgängige Migrationskonzept des Bonner ECM-Herstellers – rund 20 Millionen Dokumente wurden im laufenden Betrieb erfolgreich nach Doxis4 migriert. Dabei wurden jegliche Dokumente der letzten zehn Jahre übernommen und sind seitdem revisionssicher archiviert.
Im Jahr 2012 folgte die Einführung der elektronischen Kundenakte mit Anbindung an das ERP-System Inforim internationalen Unter-
nehmensnetzwerk. Ziel war es, den Kommunikationsaufwand innerhalb der nationalen sowie internationalen Fachabteilungen wie dem Vertrieb deutlich zu reduzieren und die Informationsverfügbarkeit standortübergreifend zu erhöhen.
Zusätzlich zur elektronischen Kundenakte führte Duravit im Jahr 2015 die elektronische Lieferantenakte ein, die ebenfalls an das eingesetzte Infor ERP-System angebunden wurde. Zum
Jahreswechsel 2015/2016 wurde die Doxis4-Akte weltweit ausgerollt. Sie dokumentiert den gesamten Lebenszyklus der Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten. Bestellungen, Bestelländerungen,
Abrufaufträge oder auch Lieferscheine werden innerhalb der Akte gebündelt und stehen standortübergreifend im ECM-System zur Verfügung – die Einkaufsteams der internationalen Duravit-Standorte
arbeiten seitdem auf einem aktuellen und identischen Informationsstand.
Jahreswechsel 2015/2016 wurde die Doxis4-Akte weltweit ausgerollt. Sie dokumentiert den gesamten Lebenszyklus der Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten. Bestellungen, Bestelländerungen,
Abrufaufträge oder auch Lieferscheine werden innerhalb der Akte gebündelt und stehen standortübergreifend im ECM-System zur Verfügung – die Einkaufsteams der internationalen Duravit-Standorte
arbeiten seitdem auf einem aktuellen und identischen Informationsstand.
„Mithilfe der serverbasierten, revisions- sicheren E-Mail-Archivierung erfüllen wir die gesetzlichen Anforderungen im Umgang mit umsatzsteuerrelevanten Dokumenten zu jeder Zeit.“
Werner Höltl, Application Manager Finanzen bei der Duravit AG
Aufgrund gesetzlicher Anforderungen in Bezug auf die Aufbewahrung umsatzsteuerrelevanter Dokumente, entschloss sich Duravit im Jahr 2014 dazu, die serverbasierte
E-Mail-Archivierung für die deutschen Standorte mit der IDW PS 880- sowie GoBD-zertifizierten Doxis4 iECM-Suite zu realisieren.
Weitere eAktenlösungen sowie die Archivierung der EDI Daten von Duravit sind bereits in der Umsetzung. Das Projekt ist Bestandteil des Strategieprojektes „Duravit Green“ – das nachhaltige Bad – Marke Duravit, mit dem Ziel der Umweltverträglichkeit von Materialien und Einsatzstoffen sowie der Einsparung von Rohstoffen in Verbindung mit der Langlebigkeit der Produkte und dem Ziel, alles wieder in den natürlichen Kreislauf zurückzuführen.
Derzeit mehr als 800 Anwender aus den Abteilungen Einkauf, Vertrieb, Logistik, Finanzen und IT an weltweit mehr als 30 Standorten in über 20 Ländern der Welt nutzen die Lösung. Die Vorteile liegen auf der Hand: Reduzierung des Papieraufkommens im Büro durch elektronische Akten (inkl. Einsparungen beim Raumbedarf für ein Archiv), bessere Kommunikation und Informationsaustausch über
Abteilungen, Bereiche und Standorte hinweg sowie höhere und schnellere Auskunftsbereitschaft am jeweiligen Arbeitsplatz. Duravit erreicht damit eine Qualität der Informationen auf
höchst möglichem Niveau und homogen über alle Bereiche und Standorte hinweg. „Mit Doxis4 sind wir – gerade was unsere internationalen, dokumentenbasierten Geschäftsprozesse anbelangt – für die Zukunft bestens gerüstet“, resümiert Werner Höltl.
E-Mail-Archivierung für die deutschen Standorte mit der IDW PS 880- sowie GoBD-zertifizierten Doxis4 iECM-Suite zu realisieren.
Weitere eAktenlösungen sowie die Archivierung der EDI Daten von Duravit sind bereits in der Umsetzung. Das Projekt ist Bestandteil des Strategieprojektes „Duravit Green“ – das nachhaltige Bad – Marke Duravit, mit dem Ziel der Umweltverträglichkeit von Materialien und Einsatzstoffen sowie der Einsparung von Rohstoffen in Verbindung mit der Langlebigkeit der Produkte und dem Ziel, alles wieder in den natürlichen Kreislauf zurückzuführen.
Derzeit mehr als 800 Anwender aus den Abteilungen Einkauf, Vertrieb, Logistik, Finanzen und IT an weltweit mehr als 30 Standorten in über 20 Ländern der Welt nutzen die Lösung. Die Vorteile liegen auf der Hand: Reduzierung des Papieraufkommens im Büro durch elektronische Akten (inkl. Einsparungen beim Raumbedarf für ein Archiv), bessere Kommunikation und Informationsaustausch über
Abteilungen, Bereiche und Standorte hinweg sowie höhere und schnellere Auskunftsbereitschaft am jeweiligen Arbeitsplatz. Duravit erreicht damit eine Qualität der Informationen auf
höchst möglichem Niveau und homogen über alle Bereiche und Standorte hinweg. „Mit Doxis4 sind wir – gerade was unsere internationalen, dokumentenbasierten Geschäftsprozesse anbelangt – für die Zukunft bestens gerüstet“, resümiert Werner Höltl.
Im Jahr 1817 in Hornberg im Schwarzwald gegründet, ist die Duravit AG heute ein international führender Hersteller von Designbädern. Das Unternehmen ist weltweit in über 130 Ländern präsent und steht für Innovationen im Bereich Original-Design, komfortstiftende Technologie und höchste Qualität. In Kooperation mit international renom
mierten Designern wie Philippe Starck, EOOS, Phoenix Design, sieger design, Kurt Merki Jr., Christian Werner, Mat-
teo Thun oder Cecilie Manz entstehen einzigartige Bäder, die die Lebensqualität der Benutzer nachhaltig steigern. Das Produktportfolio von Duravit umfasst Sanitärkeramik, Badmöbel, Dusch- und Badewannen, Wellnesssysteme, Dusch-WCs, Armaturen und Accessoires, sowie Installationssysteme. Die Produktion erfolgt sowohl in Deutschland als auch an mehreren internationalen Standorten in Ägypten, China, Frankreich, Indien, Tunesien und der Türkei. www.duravit.de
mierten Designern wie Philippe Starck, EOOS, Phoenix Design, sieger design, Kurt Merki Jr., Christian Werner, Mat-
teo Thun oder Cecilie Manz entstehen einzigartige Bäder, die die Lebensqualität der Benutzer nachhaltig steigern. Das Produktportfolio von Duravit umfasst Sanitärkeramik, Badmöbel, Dusch- und Badewannen, Wellnesssysteme, Dusch-WCs, Armaturen und Accessoires, sowie Installationssysteme. Die Produktion erfolgt sowohl in Deutschland als auch an mehreren internationalen Standorten in Ägypten, China, Frankreich, Indien, Tunesien und der Türkei. www.duravit.de
