Weg von der Insel
Bildungswerk der Bayerischen Wirtschaft (bbw e.V.) implementiert einheitliche standortübergreifende Kommunikationslösung
DiALOG-Award Preisträger 2019
Quelle: Bewerbungsunterlagen der bbw e.V. für den DiALOG-Award 2019
Veröffenlicht in: DiALOG - DAS MAGAZIN FÜR ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT | 2020
Die Ausgangslage
Mehrere hunderte IT-Insellösungen waren bei der bbw im Kommunikationsbereich im Einsatz, manche zum Teil schon in die Jahre gekommen, ein Graus für die Administratoren und Verantwortlichen. Vor dem Hintergrund einer notwendigen als auch unvermeidlichen Ausweitung der Digitalisierung galt die Schaffung einer einheitlichen, möglichst standortunabhängigen Infrastruktur als eine sinnvolle und vor allem notwendige Voraussetzung für ein effizientes Agieren und Reagieren seitens der Mitarbeiterschaft und dem Management.
Zeiteinsparung und modernes Arbeiten sind eng verbunden mit den Zielen der Unternehmensstrategie im Sinne der Wertschätzung und -schöpfung unserer Mitarbeiter. Insofern stand und steht dieses Projekt mit dem bewusst gewählten Titel „Weg von der Insel“ unter dem Patronat der Unternehmensführung.
Das Projekt
Das klare Projektziel war die Implementierung einer einheitlichen standortübergreifenden Kommunikationslösung, die Transparenz für das ganze Unternehmen bringen sollte. Man einigte sich auf eine Unified Communication (UC) Lösung mit den Zielen, es den Mitarbeitern leichter zu machen, von unterschiedlichen Standorten aus zu arbeiten. Des Weiteren sollten alle 11 000 Mitarbeiter in den 500 Standorten und 17 Unternehmensgesellschaften mit in den Prozess eingebunden werden und die unterschiedlichen Kommunikationswege gebündelt werden. UC Lösung setzt dabei auf die Bündelung diverser Kommunikationskanäle wie Telefonie, Chat, Fax und Screen-Sharing.
Zu Beginn stand die Telefonanlage im Vordergrund und auch der Chat unter den Mitarbeitern sollte erweitert werden. Mit der „Any-Device“-Funktion können Arbeiter von jedem der 500 Standorte oder von Zuhause aus bequem arbeiten.
Der Nutzen
Die Integration von Telefonie und Fax in den Computerarbeitsplatz (CTI) und die Nutzung von weiteren UC-Funktionen, wie Chat-Erweiterung erhöht besonders bei der organisations- und kommunikationsintensiven Arbeit die Produktivität im Unternehmen massiv.
Eine Effizienzsteigerung bei der Bedienung der Telefonanlage konnte festgestellt werden, da die Suche und Eingabe von Telefonnummern entfällt und stattdessen ein effektives und komfortables Handling von Anruflisten am Bildschirm für Mobil- und Home-User eine flexible Nutzung bietet. Da im System selbst unterschiedliche Rollen zugeteilt werden können, ist es zum Beispiel einfacher Telefonkonferenzen zu verwalten und neue Benutzer erst mit den wichtigen Funktionen zu versorgen und nach und nach in die perfekte Handhabung einzuweisen.
Neben der von allen Kräften gewünschten einheitlichen Arbeitsplatzgestaltung, reduzieren sich Orientierungs- und Einarbeitungszeiten im Falle von häufig vorkommenden Arbeitsplatzwechseln innerhalb des Unternehmens, wodurch eine erhebliche Effizienzsteigerung erzielt wird.
Die damit einhergehende Komplexitätsreduktion schafft auch für die IT-Abteilungen eine Basis für Qualitätssteigerungen, die Bereitstellung von neuen Diensten und für Spezialisierungen. Zusätzlich ist eine Chat-Erweiterung möglich, was besonders bei der organisationsintensiven Arbeit von Vorteil ist und die Produktivität im Unternehmen massiv steigert.
"Die Anzahl der Mitarbeiter, die tageweise zu Hause arbeiten möchten, wächst. Hier sind wir dank der UC-Lösung deutlich flexibler. Instgesamt sind die Rückmeldungen der Mitarbeiter durchweg positiv."
Thomas Tappe, stellvertretender Zentralabteilungsleiter EDV bei der bbw-Tochter FAW
Die konsequente Vereinheitlichung, von der Netzwerkinfrastruktur bis zum Arbeitsplatz wurde mit dem Projekt nicht abgeschlossen aber um einen konsequenten Baustein erweitert. Das Projekt war zentral, da es im direkten Kontakt zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stand und steht, indem es eine täglich mehrfach genutzte Schnittstelle bereitstellt.
Die Einführung wurde durchaus auch skeptisch begegnet, konnte aber, überwiegend den Nutzen und die Vorteile einer Zentralisierung und Vereinheitlichung deutlich fühlbar machen und somit die Akzeptanz des Gesamtkonzepts erhöhen. Vorallem die aufgeräumte Oberfläche hat die Mitarbeiter schnell überzeugt.
Ausblick
Es wurden über 300 Standorte zu einer einheitlichen Infrastruktur zusammengeführt. Der standortübergreifende Arbeitsplatzwechsel ist im Falle von Standorten mit ISDN Anbindung, noch mit einem erhöhten Konfigurationsaufwand verbunden. Im Laufe des Jahres wird durch die flächendeckende Umstellung auf IP diese letzte technische Hürde fallen. Ebenso wird die TK- und UC-Lösung durch die Ausweitung auf verbleibende, meist kleinere Standorte vollständig umgesetzt.
Die Einbindung von externen Kommunikationspartner in unsere UC-Lösung und die Nutzung weiterer Kommunikationsplattformen, um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern größtmögliche Flexibilität bei der Kommunikation zu bieten, sind aktuelle Weiterentwicklungen des Projekts.
Das Bildungswerk der Bayerischen Wirtschaft (bbw e.V.) fördert seit 40 Jahren die berufliche, wirtschaftliche und soziale Bildung junger und erwachsener Menschen. Dazu veranstaltet der bbw e.V. Tagungen, Trainings, Workshops, Projekte und andere Bildungsmaßnahmen für alle gesellschaftlich wichtigen Gruppen, Institutionen und Multiplikatoren. Neben der Umsetzung seines gesellschaftspolitischen Auftrags steuert er als oberstes Gremium die Unternehmensgruppe aus 18 Bildungs- und Beratungsunternehmen sowie Sozial- und Personaldienstleistern mit deutschlandweit über 10.800 Mitarbeitern. Aktuelle umfasst der bbw. e.V. 33 Mitgliedsverbände, 10 Mitgliedsunternehmen und 10 Förderer.
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